SURABAYA - Fakultas Hukum (FH) Universitas Airlangga (UNAIR) mengalihkan sistem persuratan manual menjadi digital. Hal tersebut untuk mempermudah proses surat menyurat di internal FH UNAIR. Proses persuratan digital tersebut dapat diakses oleh sivitas akademika FH UNAIR melalui laman web Veritas.
Dekan FH UNAIR Iman Prihandono SH MH LLM PhD dalam acara peluncuran Veritas atau aplikasi persuratan digital pada Jumat (11/3/2022) menjelaskan peralihan sistem persuratan tersebut untuk menyederhanakan alur yang panjang. Ia menyebut peralihan sistem persuratan itu karena adanya banyak komplain seperti terbitnya surat terlalu lama dan birokrasi yang panjang.
“Itu (persuratan manual, red) yang mau kita ubah dan harus segera kita tinggalkan karena tuntutan untuk bekerja dengan cepat, efisien, dan penggunaan teknologi, ” jelasnya.
Selanjutnya, Iman menjelaskan alasan penggunaan nama Veritas. Veritas memiliki makna yang sejalan dengan tujuan peralihan sistem persuratan. Pemilihan kata veritas, lanjutnya, karena pemohon surat dapat memverifikasi suratnya dengan lebih mudah.
Dekan FH UNAIR itu menyebut bahwa sistem persuratan yang dibangun selain untuk mempercepat proses juga menunjukkan prosesnya yang lebih transparan.
“Veritas itu dari bahasa Latin yang sebenarnya artinya jujur. Dia (veritas, red) menunjukkan sesuatu itu dengan apa adanya, dengan faktanya, tidak bisa bohong, dan tidak ada yang disembunyikan. Itulah veritas, ” jelasnya.
Kemudian, Sekretaris FH UNAIR Ekawestri Prajwalita Widiati SH LLM menjelaskan kelebihan penggunaan sistem Veritas. Kelebihan tersebut salah satunya adalah pengajuan surat lebih cepat. Apabila surat ditolak, dapat diketahui alasannya segera oleh pemohon.
Selain itu, pemohon dan semua pegawai yang terlibat dalam alur persuratan dapat memantau perjalanan surat. Dengan sistem Veritas, lanjutnya, pemohon bisa langsung masuk ke laman dan mengetik surat di sana.
“Misalnya ingin meminjam ruang, tidak perlu mengetik panjang lebar tinggal mengetik tanggal, ruangan yang akan dipinjam, dan kapasitasnya berapa. Jadi kita ingin mempersingkat proses-proses yang panjang tersebut menjadi praktis, ” jelasnya.
Sekretaris FH UNAIR itu juga menjelaskan jenis surat yang dapat diajukan melalui Veritas, yaitu surat template dan surat non template. Ia mengatakan bahwa surat template atau surat rutin adalah surat yang sudah biasa dibuat seperti surat izin kegiatan, peminjaman ruangan, dan keterangan mahasiswa aktif. Sedangkan surat non template adalah surat untuk kegiatan tertentu.
“Ada surat-surat yang pasti rutin yang bentuknya form atau surat template. Tapi ada juga surat yang bentuknya khusus atau non template. Dimana surat non template itu kita lebih leluasa mengutarakan keperluan kita apa, ” jelasnya. (*)
Penulis: Wiji Astutik
Editor: Binti Q. Masruroh
